工具|帮同事解决个人藏书管理问题,竟发现了腾讯文档的妙用!

AI 知识库1周前发布
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工具|帮同事解决个人藏书管理问题,竟发现了腾讯文档的妙用!
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帮同事解决个人藏书管理问题竟发现了腾讯文档的妙用!

文/杨之藏

同事打电话给我,说是之前推荐给他用来录入自己个人藏书的小程序,又用不了了。能够用的,又需要缴费,而且缴费之后也不知道能够用多久。最怕的就是,刚缴了费没多久,那小程序就又用不了。问有没有更靠谱一点的方法,既能够解决图书录入的问题,又能够解决购买图书时,方便查询,以避免重复购书的问题。
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我忽然想起,在腾讯文档里填一个表格的时候,里面有关联收集表的选项。我想,能不能利用腾讯文档来建立一个这样的系统,实现这样的任务呢?

于是,我让同事发来他已经录入的一些图书信息,来判断他主要需要录入什么字段。然后开始这些操作:1.将这份原始Excel表格导入到腾讯文档里;

2.点击右上方的“生成智能表”,将原始表格转化为智能表;
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3.打开智能表,点击右上方的“生成表单”;
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4.表单,就是用来方便收集我们录入的图书信息用的。编辑表单上需要填写的字段;
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5.然后点击表单右侧的“对外发布”,将这个表单分享给需要录入图书数据的同事;6.选择表格左下角的“查询页”;
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7.选择“通过已有工作表新建”,选择图书智能表;
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8.编辑“查询页”中用来查询的字段;
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9.点击右上方的“对外发布”,将这个页面分享给需要查询图书数据的同事。
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这样你就可以通过表单来录入图书数据,通过查询页来查询已经录入的图书数据了。而且这个数据,你可以随时更新,也可以导入或导出。但这只是实现了最基本的功能,如果还想增加用手机扫码,自动录入图书的ISBN码,就需要专门设置一个ISBN码字段,在收集表里,将它的题目类型设置为“扫码题”,就可以通过手机扫码来收集图书的ISBN码。只不过,这是腾讯文档超级会员专享题型。
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如果,你还想通过这个ISBN码来一次性获取图书的书名、作者、出版社、版次、标价、封面等其它信息,怎么办呢?

我设想,可以在腾讯文档的表格中再增设一个“自定义AI生成”字段,在提示词里提示:根据ISBN码来搜集这本图书的书名、作者、出版社、版次、标价、封面、简介等信息,然后在对应的字段里设置,类型下选择“使用AI生成”,在“总结;信息提取;自定义AI生成”三个选项中,选择“信息提取”,按照相应的提示词要求,撰写提示词,使它从通过图书的ISBN码通过AI找来的信息中,提取本字段所需的信息进行填充。
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但事实上,没有跑通。原因是,腾讯文档中的AI功能,只是针对表格中现有的数据进行智能筛选,而并不具备网络搜索后填充表格字段的功能。这个功能腾讯文档没有,但是飞书上有。飞书的多维表格中,这项功能让我记忆深刻。
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这次尝试,无意之中发现,腾讯文档里的多份表格之间的数据,还可以实现关联。通过“自动化”的设置,可以通过收集表单往其中一份表格里添加记录的同时,也可以往另外一份表格里添加记录,实现各种神奇的数据同步。

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